כל מה שרציתם לדעת על חשבוניות לעסק

האם כל עסק צריך להוציא חשבוניות? התשובה המפתיעה היא שלא. יש עסקים שחייבים בכך ואילו אחרים יכולים להוציא קבלות במקום זאת. בשורות הבאות נסביר כל מה שרציתם לדעת על חשבוניות עסקיות.

מי צריך להוציא חשבוניות

כל עסק מחויב להוציא מסמך כתוב (או דיגיטלי), בסמוך לעסקה. כאשר מדובר על עסק קטן, שנקרא עוסק פטור, בעל העסק יוציא קבלה בכפוף לקבלת תשלום. כאשר מדובר בעסק גדול, עוסק מורשה, שותפות רשומה או חברה בע"מ, יש צורך להוציא חשבונית מס. ההבדל בין שני המסמכים הללו הינו במרכיב המע"מ. עסקים שאינם פטורים חייבים לכלול בסכום העסקה את מרכיב המע"מ שעומד כיום על 17 אחוז מהמחיר נטו.

מתי צריך להוציא חשבונית

את החשבונית צריך להוציא ברגע שיש הסכמה על קבלת שירות או על מכירת מוצר. אם במהלך הכנת הקבלה בוצע תשלום מלא או חלקי, אפשר להוציא מסמך כפול, שמהווה גם חשבונית וגם קבלה. ביצוע עסקה ללא רישום של קבלה באותו המועד הינו עבירה על חוקי המס. רק במקרים מאוד נקודתיים ניתן להוציא מסמך לאחר זמן מה מביצוע העסקה ולצורך כך כדאי להתייעץ מראש עם פקיד השומה או עם רואה חשבון או יועץ מס.

איך רושמים חשבונית

יש דרכים רבות להוציא חשבוניות. למשל:

1. בעסקים שעושים שימוש בקופה רושמת ממוחשבת, ניתן להדפיס במקום חשבוניות.
2. ניתן להזמין פנקסים מודפסים מראש, בשלושה העתקים. בכל עסקה בעל העסק או אחד העובדים ממלאים ידנית את השדות, כגון תאריך, סכום וכדומה.
3. ניתן להשתמש בתוכנות מקוונות, שמכינות מסמכים דיגיטליים. מאוד מקובל בעסקים קטנים או בינוניים, להיעזר בשירות כזה שהוא יעיל ונוח. את המסמכים שולחים לרוב בהודעה או במייל (בלי צורך בהדפסה).
4. בעסקים גדולים שעושים שימוש בתוכנות מדף של הנהלת חשבונות, ניתן להפיק את המסמכים ישירות מהתוכנה.

אילו פרטים צריכים להימצא בכל חשבונית

בכל חשבונית צריכים לציין את תאריך ביצוע העסקה. יש לציין את פרטי בית העסק ואת סכום העסקה ובנפרד את סכום המע"מ. מקובל לפרט ולהוסיף פרטים למשל סוג המוצר שנמכר, אופי השירות שניתן. כל מסמך צריך להיות חתום עם ידי מורשה חתימה בעסק. אם מדובר במסמך דיגיטלי, מס הכנסה מאפשרים חתימה דיגיטלית (שנעשית על ידי התוכנה עצמה). כמו כן, המסמך צריך להיות ממוספר באופן רציף. לא יהיו שני מסמכים מאותו סוג, שנושאים את אותו המספר.

שמירת מסמכים

חשבונית לעסק מאפשרת לתעד את העסקאות ולהוציא דוחות של רווחיות עסקית לצרכים פנימיים ולצרכים חיצוניים. על כל עסק חלה חובה לשמור את המסמכים הללו, בין אם כמסמכי נייר ובין אם כמסמכים דיגיטליים מאובטחים. אם מס הכנסה יערכו ביקורת, הם לרוב ידרשו לבדוק את שלמות הרישומים והמסמכים של שנה נוכחית ואף של השנים האחרונות (עד 7 שנים).